SignFast is geen gewone opdracht maar een partnership: we bouwen het platform samen met mensen uit de sector zelf. Het richt zich op makelaarskantoren die verkoopovereenkomsten opstellen en daarvoor moeten samenwerken met notarissen, kopers en verkopers. Dat is de zwaarste administratieve stap in een verkoop, en de stap waarop een dossier het vaakst vertraging oploopt.

De uitdaging

Elke overeenkomst begon vanaf nul. Namen, adressen, bedragen en clausules werden met de hand overgetypt uit een verzameling documenten die zelden compleet was: eigendomsakte, energieprestatiecertificaat, bodemattest, kadastraal uittreksel, identiteitsbewijzen. Traag werk, en werk waarin een tikfout juridische gevolgen heeft.

Daarna begon het tweede probleem. Het ontwerp ging als bijlage naar de notaris, kwam terug met opmerkingen in een ander document en vertrok opnieuw. Bijlagen raakten kwijt, versies liepen door elkaar en deadlines schoven op. Koper en verkoper belden ondertussen de makelaar, want zij zagen helemaal niets.

Onze aanpak

We begonnen bij het document zelf. Wie een bestand in het dossier sleept, hoeft niet te zeggen wat het is: het systeem herkent veertig documenttypes uit de Belgische vastgoedsector en haalt er de gegevens uit die de overeenkomst nodig heeft. Daar stopt het ook. De overeenkomst zelf wordt opgebouwd uit vaste sjablonen, en de makelaar bevestigt of corrigeert elk veld. In een document dat mensen ondertekenen, hoort geen tekst te staan die niemand geschreven heeft.

Rond dat dossier zetten we alle partijen. De notaris reageert per clausule in plaats van per e-mail, met versiegeschiedenis en een duidelijke goedkeuring. Koper en verkoper krijgen een eigen pagina met een checklist en laden daar zelf hun documenten op. Ondertekenen gebeurt digitaal en juridisch bindend.

Het resultaat

Wat vroeger overtypwerk was, is nu bevestigen wat er al ingevuld staat. En het heen-en-weer is weg: opmerkingen van de notaris komen bij de clausule waar ze over gaan in plaats van in een nieuwe bijlage, koper en verkoper zien zelf hoe ver het dossier staat, en de vraag welke versie de laatste is, stelt zich niet meer. Ontbreekt er een verplicht document, dan weet het kantoor dat vooraf in plaats van bij de notaris.

Hoe het verder loopt

Drie kantoren werken er vandaag mee. Het platform is nog niet publiek beschikbaar: we bouwen het verder uit op basis van wat die kantoren dagelijks tegenkomen, richting een bredere lancering.