Omnia Vastgoed uit de regio Antwerpen verkoopt woningen, begeleidt aankopen en beheert panden. Het kantoor staat bekend om zijn open communicatie en zijn totaalaanpak, en dat is precies wat onder druk komt te staan zodra er meer werk binnenkomt dan één mailbox aankan.

De uitdaging

Aanvragen van kandidaat-kopers kwamen binnen via de eigen website en via de vastgoedportalen, en ze belandden allemaal op dezelfde plek: de mailbox van de eigenaar. Die las mee, zocht op om welk pand het ging en stuurde de aanvraag door naar de juiste collega. Elke dag opnieuw.

Dat is geen doorstuurprobleem maar een verdeelprobleem. Zolang één persoon de sorteerstap is, wacht elke kandidaat-koper op de agenda van die ene persoon. En wie geen antwoord krijgt, belt gewoon het volgende kantoor. Het kantoor wilde meer panden aankunnen zonder extra mensen aan te nemen, en daarvoor moest de opvolging betrouwbaar worden.

Onze aanpak

We brachten eerst in kaart hoe aanvragen binnenkomen en wie ze behandelt. Daarrond bouwden we één werkruimte, met de panden als vast middelpunt, en lieten we de systemen staan die het team al kende.

Nieuwe aanvragen worden automatisch opgehaald. Uit de inhoud van de mail wordt het adres van de woning gehaald, en dat adres koppelt de aanvraag aan het juiste pand en dus aan de juiste makelaar. Dat klinkt eenvoudig, maar hetzelfde pand heet in de ene mail net iets anders dan in de andere, en juist dat stuk kan een gewone mailregel niet aan. Daarnaast bouwden we een portaal waarin eigenaars zelf volgen wat er met hun woning gebeurt.

Het resultaat

Het manuele overzetwerk daalde met tachtig procent, en elke medewerker beheert nu twee tot drie keer meer panden dan voorheen. Aanvragen komen meteen bij de juiste persoon terecht in plaats van bij de eigenaar, en eigenaars hoeven niet meer te bellen om te weten hoe het ervoor staat.

"Het manuele overzetwerk is grotendeels verdwenen. Hun oplossingen zorgden vooral voor meer structuur binnen ons bedrijf", zegt eigenaar Marvin Trentels.

Hoe het verder loopt

De werkruimte is de vaste plek geworden waar aanvragen, panden en eigenaars samenkomen. We blijven betrokken voor opvolging, training en de volgende stappen.