Hoe Omnia Vastgoed leadopvolging schaalbaar en overzichtelijk maakte
interne efficiëntie
schaalbaarheid
werkdruk
context
Groei zonder schaalbaarheid
Eenvastgoedbeheerdermeteensneluitbreidendeportefeuillemerktedatdeinternewerkingsteedscomplexerwerd.Naarmatehetaantalwoningentoenam,namookdeadministratievedruktoe.
VastgoeddatawerdbeheerdinOmnicasa,communicatieverliepviaverschillendemailboxenentelefoongesprekkenwerdenafzonderlijkopgevolgd.Eigenaarscontacteerdenhetteamviauiteenlopendekanalen,watleiddetotversnipperdeinformatieenextramanueelwerk.
Hoewelhetbedrijfgroeide,werdduidelijkdatdebestaandestructuurnietschaalbaarwas.Elkebijkomendewoningvergdeextraadministratieenverhoogdedewerkdrukvanhetteam.
opportuniteit
De kern van het probleem
Emails manueel koppelen aan de juiste woningen, informatie werd dubbel ingevoerd
Communicatie verspreid over meerdere platformen zonder centrale opvolging
Geen directe toegang voor eigenaars vragen moesten telkens via het team verlopen
Groei betekende meer personeel om dezelfde kwaliteit te kunnen blijven leveren
aanpak
Geïntegreerd vastgoedbeheerplatform
Ulvio ontwikkelde een volledig geïntegreerd vastgoedbeheerplatform dat de volledige operationele werking automatiseert en centraliseert.
ontwerprincipe
Automatische synchronisatie
Woningdata wordt automatisch en elk uur gesynchroniseerd vanuit Omnicasa, waardoor dubbele data-entry volledig verdwijnt
ontwerprincipe
Intelligente software
Binnenkomende emails worden via intelligente software herkend en automatisch gekoppeld aan de juiste woningen
ontwerprincipe
Geïntegreerde communicatie
Telefoongesprekken worden geregistreerd en gelinkt aan opvolgacties, zodat elk contactmoment traceerbaar blijft
ontwerprincipe
Efficiënte werkverdeling
Taken worden automatisch gerouteerd naar beschikbare beheerders voor een efficiëntere werkverdeling
ontwerprincipe
Self-service portaal voor eigenaars
Gebruiksvriendelijk portaal waarin eigenaars veilig kunnen inloggen en alle informatie, communicatie en historiek van hun panden kunnen raadplegen
impact
Fundamentele verandering in werking
Na implementatie:
Meer dan 80% van de manuele data-entry werd geëlimineerd, waardoor medewerkers hun tijd konden heroriënteren naar waardevollere taken
Emails worden automatisch verwerkt en gekoppeld, wat de responstijd aanzienlijk verkortte
De foutenmarge daalde door de automatische synchronisatie en centrale data-opslag
Dankzij de schaalbare architectuur kreeg de organisatie de capaciteit om twee tot drie keer meer woningen te beheren zonder extra personeel aan te nemen
Eigenaars ervaren een professionelere service dankzij 24/7 toegang tot hun informatie, wat de tevredenheid en retentie verhoogt
conclusie
Dezecasetoonthoegerichteautomatiseringvastgoedbeheertransformeertvaneenarbeidsintensiefprocesnaareenschaalbare,datagedrevenwerking.
Meer realisaties
Ontdek onze andere realisaties
Klaar voor de volgende stap?
Vertel ons over jouw situatie en ontdek hoe wij kunnen helpen met software die werkt.