Omnia Vastgoed vend des habitations, accompagne des acquisitions et gère des biens dans la région d'Anvers. L'agence s'est bâti une réputation sur sa communication ouverte et sa prise en charge complète, précisément ce qui se fragilise dès qu'il arrive plus de travail qu'une seule boîte mail ne peut absorber.

Le défi

Les demandes de candidats acquéreurs arrivaient du site de l'agence et des portails immobiliers, et atterrissaient toutes au même endroit : la boîte mail du gérant. Celui-ci les lisait, cherchait de quel bien il s'agissait et les transmettait au bon collègue. Chaque jour.

Ce n'est pas un problème de transfert, mais de répartition. Tant qu'une seule personne assure le tri, chaque candidat acquéreur dépend de l'agenda de cette personne. Et qui n'obtient pas de réponse appelle l'agence suivante. L'agence voulait gérer davantage de biens sans engager, et pour cela le suivi devait devenir fiable.

Notre approche

Nous avons d'abord cartographié la manière dont les demandes arrivent et qui les traite. Autour de cela, nous avons construit un espace de travail unique, avec les biens comme point central, en conservant les systèmes que l'équipe maîtrisait déjà.

Les nouvelles demandes sont relevées automatiquement. L'adresse du bien est extraite du contenu du message, et c'est elle qui relie la demande au bon bien, donc au bon agent. Cela paraît simple, mais un même bien s'écrit rarement deux fois de la même façon d'un mail à l'autre, et c'est justement ce qu'une règle de boîte mail classique ne sait pas gérer. Nous avons également créé un portail où les propriétaires suivent eux-mêmes l'évolution de leur bien.

Le résultat

Le recopiage manuel a diminué de 80 %, et chaque collaborateur gère aujourd'hui deux à trois fois plus de biens qu'auparavant. Les demandes atteignent immédiatement la bonne personne plutôt que le gérant, et les propriétaires ne doivent plus téléphoner pour savoir où en sont les choses.

« Le recopiage manuel a largement disparu. Leurs solutions ont surtout apporté davantage de structure dans notre entreprise », témoigne le gérant, Marvin Trentels.

La suite

L'espace de travail est devenu le point fixe où se rejoignent les demandes, les biens et les propriétaires. Nous restons impliqués pour le suivi, la formation et les prochaines étapes.