Van De Velde Schilderwerken uit Beveren wordt geleid door de vierde generatie schilders. Vakmanschap en mond-tot-mondreclame zorgden voor een volle agenda en meerdere ploegen tegelijk aan het werk. De administratie hield die groei niet bij.

De uitdaging

Bonnen, gewerkte uren en kosten kwamen pas samen als het project al afgelopen was. Eigenaar Yannick wist daardoor pas achteraf of een project had opgeleverd wat het moest opleveren. Bijsturen terwijl het nog liep, kon niet.

Daar bovenop ging er elke week veel tijd naar overtypwerk. Elke leveringsbon uit de mailbox moest worden ingevoerd en aan het juiste project gekoppeld. De ploegen noteerden hun uren op papier en die werden 's avonds overgezet in een spreadsheet. Dat is geen personeelsprobleem, dat is een organisatieprobleem.

Onze aanpak

We vertrokken van de manier waarop het bedrijf al werkte, niet van een systeem dat iedereen opnieuw moest leren. In een korte workshop liepen we de werkwijze door, zetten we de bestaande gegevens over en lag er snel een eerste versie om op te reageren.

De basis werd een projectoverzicht met de marge per project, met een stoplicht dat groen, oranje of rood kleurt. Daaromheen namen twee automatiseringen het meeste handwerk weg. Leveringsbonnen worden automatisch uit de mailbox gehaald en aan het juiste project gekoppeld. En de ploegen spreken hun uren gewoon in, in dertig seconden, in hun eigen taal. Want niet iedereen op de bouwplaats spreekt Nederlands, en een urenregistratie die je niet begrijpt, vul je niet in.

Het resultaat

De hele projectadministratie draait nu op één plek. Waar er vroeger elke week uren naar bonnen, urenlijsten en overzichten gingen, blijft er nu ongeveer een half uur per week over, verdeeld over een korte dagelijkse controle. De marge is zichtbaar terwijl het project loopt, dus er kan bijgestuurd worden voordat het te laat is.

Belangrijker nog: alles wordt ook echt gebruikt, ook het inspreken van uren. Dat is bij dit soort trajecten geen vanzelfsprekendheid.

Hoe het verder loopt

"Wij komen uit een traditionele, niet-technische wereld en stonden ver van digitalisering en AI. Dankzij hun begeleiding hebben we die stap wél gezet", zegt Yannick. Na de lancering bleven we betrokken voor hosting en support, en we bouwen verder waar het bedrijf verder groeit.