Van De Velde Schilderwerken est une entreprise de peinture et de décoration dirigée par la quatrième génération de peintres. Le savoir-faire et le bouche-à-oreille remplissaient l'agenda et mettaient plusieurs équipes sur les routes en même temps. L'administration, elle, ne suivait plus.

Le défi

Bons de livraison, heures prestées et coûts ne se rejoignaient qu'une fois le chantier terminé. Le gérant, Yannick, ne découvrait donc qu'après coup si un chantier avait rapporté ce qu'il devait rapporter. Corriger le tir pendant les travaux était impossible.

À cela s'ajoutait, chaque semaine, une bonne dose de recopiage. Chaque bon de livraison reçu par mail devait être encodé et rattaché au bon chantier. Les équipes notaient leurs heures sur papier et quelqu'un les reportait le soir dans un tableur. Ce n'est pas un problème de personnel, c'est un problème d'organisation.

Notre approche

Nous sommes partis de la façon dont l'entreprise travaillait déjà, et non d'un système que tout le monde aurait dû réapprendre. Un court atelier pour parcourir les méthodes, la reprise des données existantes, et une première version utilisable en quelques semaines.

La base est un tableau de bord affichant la marge par chantier, avec un feu tricolore qui passe au vert, à l'orange ou au rouge. Autour, deux automatisations éliminent l'essentiel du travail manuel. Les bons de livraison sont récupérés dans la boîte mail et rattachés seuls au bon chantier. Et les équipes dictent leurs heures, en une trentaine de secondes, dans leur propre langue. Tout le monde ne parle pas néerlandais sur un chantier, et un encodage que l'on ne comprend pas est un encodage que l'on ne fait pas.

Le résultat

Toute l'administration des chantiers tient désormais en un seul endroit. Là où des heures partaient chaque semaine dans les bons, les feuilles d'heures et les tableaux de marge, il reste environ trente minutes, réparties en un bref contrôle quotidien. La marge est visible pendant le chantier, ce qui permet de corriger avant qu'il ne soit trop tard.

Plus parlant encore : tout est réellement utilisé, la dictée comprise. Dans ce type de projet, ce n'est jamais acquis d'avance.

La suite

« Nous venons d'un monde traditionnel, non technique, et étions loin de la digitalisation et de l'IA. Grâce à leur accompagnement, nous avons franchi le pas », raconte Yannick. Depuis le lancement, nous assurons l'hébergement et le support, et nous continuons à développer au rythme de l'entreprise.